Elke verandering in de organisatie vereist een sterke verbinding tussen mensen en processen.
De meeste managers beschikken over veel kennis van hun organisatie en van ontwikkelingen in hun branche. Hun plannen om werkprocessen te verbeteren en daarmee een beter resultaat te behalen zitten goed in elkaar. Wat die plannen echter vaak missen is een implementatieproces, een overzicht van wat er allemaal komt kijken bij het op de juiste wijze in de organisatie introduceren, ondersteunen en succesvol uitgevoerd krijgen van de gewenste veranderingen. Vaak zijn managers te gericht op doel en inhoud en te weinig op het proces. Door dat gemis ontstaan vertraging en weerstand en op termijn frustratie en verlies van vertrouwen in de plannen zelf, zowel bij de bedenkers ervan als bij de leidinggevenden en medewerkers die ze moeten uitvoeren. Dat is iets wat wij helpen te voorkomen. Wij zorgen voor de verbinding tussen mens, plan en doel, waardoor de uitvoering veel soepeler gaat.
Van idee naar implementatie doorloopt elk plan vier fasen (het OIEM proces). In elke fase zijn het de onzichtbare processen die bepalen of de noodzakelijke veranderingen bij medewerkers enthousiasme en bereidheid of juist weerstand en vertraging oproepen (zie afbeelding).
De vier fasen van het OIEM proces:
- Onboarding; de initiator vormt een kerngroep van stakeholders die de plannen verder uitwerken en (financieel) onderbouwen.
- Introduction: managers en leidinggevenden presenteren de plannen aan de rest van de organisatie.
- Execution: management, leidinggevenden, teams en afdelingen voeren de plannen in de organisatie uit en integreren die in bestaande of nieuwe systemen.
- Maintenance: management, human resources en teamleiding borgen de uitvoering.
Elke fase kent parameters die bepalen of die fase succesvol doorlopen wordt of niet. Die paramaters gaan niet over de inhoud, maar over de kwaliteit van het proces waarop de plannen geïntroduceerd, uitgevoerd en begeleid worden. Wij ontwikkelden instrumenten en methoden om elke fase van het OIEM proces goed – met minimale weerstand – te doorlopen. We geven advies bij de onboarding. We ondersteunen management en leidinggevenden met training en coaching bij de introductie en presentatie. We ondersteunen management, leiding, teams en afdelingen met training en coaching bij het ontwikkelen van de inzichten en vaardigheden die nodig zijn voor de uitvoering en implementatie. We coachen management en human resources afdelingen bij de borging in bestaande werkprocessen en systemen.
Norbert Netten verzorgt voor Kracht van Verbinding de in-company support bij organisatieverandering. Hij begeleidt sinds 1993 management- en directieteams. Norbert ontwikkelde o.a. het canvas van onzichtbare processen (besturingssysteem), het OIEM proces en het model van de Kracht van Verbinding, als concrete, praktische instrumenten om grip te krijgen op het proces van organisatieverandering.
Norbert Netten: ‘De metafoor die ik gebruik voor organisatieverandering is die van het besturingssysteem van je computer, tablet of gsm. Iedereen weet dat software niet goed werkt als het besturingssysteem niet regelmatig ge-update wordt. In een organisatie bestaat het besturingssysteem uit alle onzichtbare processen. Omdat managers daar veel minder grip op hebben, omdat ze het overzicht missen wat er allemaal in zit en omdat ze de kracht van dit systeem onderschatten, besteden ze er vaak te weinig aandacht aan. Ze focussen op dat waar ze goed in zijn: vanuit hun kennis van hun organisatie, hun beeld van de medewerkers en hun kennis van ontwikkelingen in hun branche, maken ze prachtige plannen. Door het gemis aan integratie met een goed werkend besturingssysteem kosten die plannen in de uitvoering meer tijd dan nodig is, zijn ze daardoor duurder, roepen ze onnodig weerstand en frustratie op en verliezen mensen in de uitvoering hun motivatie, enthousiasme en vertrouwen. Veel managers beschouwen dat als collateral damage (noodzakelijk verlies). Ze nemen het op de koop toe. Ik noem het een blinde vlek.’